Your Brain at Work – Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus and Working Smarter All Day Long, David Rock, 2009.

Hjärnans olika delar konkurrerar om att få uppmärksamhet. Problem och möjligheter, helhet och detaljer, fruktan och njutning, känslor och logik, autopilot och kreativa tankar.

Känslor och automatik huserar i hjärnans äldre delar. De har utvecklats i miljoner år och är supereffektiva. Logik och problemlösning sker i hjärnans yngre delar som bara har funnits i några 100-tusen år. De fungerar därför inte lika bra – de drar massor med energi och blir lätt distraherade.

Om vi förstår hur hjärnan fungerar kan vi skapa bästa möjliga förutsättningar för våra hjärnor att göra sitt jobb. David Rock drar sina slutsatser från forskning om hjärnor och beteenden.  


Tankar

Den prefrontala hjärnbarken är intensivt inblandad så fort vi försöker förstå något, fattar beslut, kommer ihåg, lägger saker på minnet eller förtränger det vi inte vill tänka på. En vanlig dag på jobbet, eller hur?

Dessa aktiviteter drar mängder med energi (bokstavligen: glukos och syre). Vi presterar förstås bättre om vi lyckas använda våra hjärnors energi på bästa möjliga sätt. (Kahneman har också skrivit om detta, läs om system 2 här.)

Prioritering

Prioritering är särskilt ansträngande. Då ska vi förstå, besluta om och komma ihåg flera saker samtidigt för att kunna jämföra dem. Vi ska också föreställa oss möjliga framtida scenarios för de olika alternativen, och det är ännu jobbigare än att tänka på det som redan hänt.

Råd från Rock:
Prioritera helst direkt på morgonen när hjärnan är utvilad. Möjligen på kvällen när hjärnan börjat slappna av, men aldrig kl 14 efter en intensiv morgon och inför en intensiv eftermiddag.

Om du ofta prioriterar mellan samma sorts alternativ, skapa då symboler eller bilder för dem. Det visuella systemet är miljoner år gammalt, fungerar jättebra och drar mycket mindre energi än att läsa text.

Simultanförmåga

Man ska inte försöka göra flera saker samtidigt, det har många studier visat. Och det gäller faktiskt inte bara oss ingenjörer!

Att maila och SMSa samtidigt som man gör annat (t ex sitter i möte) reducerar den mentala kapaciteten med ca 10 IQ-punkter. Det är som att missa en hel natts sömn eller att röka marijuana.

Råd från Rock:
Vi ska inte vara tillgängliga 24/7. Vi ska bestämma tidpunkter när vi läser mail och SMS så att vi har full kapacitet däremellan.

Genvägar

När den prefrontala hjärnbarken blir trött så försöker den fuska för att spara energi. Då återanvänder den gamla lösningar, generaliserar och förenklar samt hämtar minnen som är nysparade i stället för att leta i hela arkivet.

Ju tröttare hjärna, desto svårare blir det att freda sig från distraktioner, och desto mindre energi blir det kvar till det som är viktigast.

Bromsa

En central förmåga för att fokusera är därför att kunna bromsa distraherande tankar. Försök har visat att man kan träna upp sin förmåga att vänligt men bestämt avvisa tankar och impulser som försöker locka bort en från det man har bestämt sig för att göra (Måste kolla mailen… Ska bara ringa ett samtal… Får inte glömma tandläkartiden…) Nyckeln är att snabbt kunna identifiera en tanke som störande så att man kan avvisa den innan den hunnit dra för mycket kraft.

Råd från Rock:
Tänk inte på saker förrän all information är framtagen. Inte slösa energi på det som ändå inte kan göras färdigt.

Sätt namn på distraktioner som återkommer ofta. Då går det snabbare att avvisa dem. ”Mailklåda! Den får vänta till kl 10”.

När det sitter fast

Den prefrontala hjärnbarken är inblandad i allt som står här ovanför. Man om vi ska tänka kreativt, komma på helt nya tankar, då behöver flera delar av hjärnan vara med.

Den prefrontala hjärnbarken kan göra att man fastnar på ett problem. När det bara verkar finnas en lösning, eller när alla alternativ liknar varandra, då är prefrontala hjärnbarken överaktiv och överröstar allt annat som hjärnan försöker erbjuda.

Kreativa impulser är ganska tystlåtna, inte alls så högljudda som varningssignaler och gamla beprövade tankar. Det förklarar varför nya idéer ofta uppstår i duschen eller när man är ute med hunden – när hjärnan slappnar av når de diskreta signalerna fram. Försök visar att glädje ökar förmågan till nya insikter medan oro minskar den.

På samma sätt som man kan träna upp bromsen ovan, så kan man träna upp sin förmåga att ”tagga ner” och släppa fram andra tankar än de som dyker upp först.

Råd från Rock:
När man fastnar i ett problem är det frestande att försöka tänka mer intensivt. I stället bör man göra något helt annat en stund för att kyla ner sin prefrontala hjärnbark. Hämta en kopp kaffe, prata med en kompis, göra några armhävningar. Låt sedan den avslappnade hjärnan söka nya kopplingar.
Det är en träningssak att kunna bryta låsningar. Svårt först, men lättare efterhand.

Känslor

Det limbiska systemet kopplar ihop känslor med tankar, saker, personer och händelser. Här finns våra åsikter om vad som är bra och dåligt – Ska vi somna om eller gå upp? Te eller kaffe till frukost? – tusentals beslut per dag styrs härifrån.

Allt sorteras i två högar – Toward eller Away.

Toward är allt som man vill ha mer av, som glädje, nyfikenhet och njutning. Away är allt som man vill undvika, som oro, sorg, och rädsla. Sorteringen går blixtsnabbt, så snabbt att vi ofta inte märker att vi sorterar.

När ett minne sparas så hänger känslan med. När vi plockar fram ett gammalt minne så påminns vi också om hur det kändes när minnet skapades, Toward eller Away.

Det limbiska systemet signalerar mycket starkare för Away än för Toward. Away mobiliseras snabbare, varar längre och är svårare att hejda när det väl har dragit igång.

Ett uppjagat limbiskt system blir mer negativt och överdriver problem och risker. Oro drar resurser och därför sjunker prestationsförmågan hos vår prefrontala hjärnbark (som alltså behöver massor av glukos och syre) så att den börjar ta genvägar enligt ovan.

Det är det limbiska systemet som orsakar stress. Vi oroar oss, börjar överdriva risker, oroar oss mer, märker att vi tänker sämre, oroar oss för det också, etc.

Råd från Rock:
Förebygg i första hand. Försök rigga situationer så att det limbiska systemet är i Toward-läge, för då fungerar din hjärna som bäst.
När Away-känslor redan har uppstått gäller det att snabbt desarmera dem. Att bara försöka pressa undan känslor drar mycket energi men man kan träna sig i att dämpa Away-känslor på flera sätt.
Det snabbaste är Labeling – om man sätter ord på sin reaktion så är det lättare att lugna ner sig. Då ser man på sin känsla mer som en neutral observatör och då tar prefrontala hjärnbarken över och limbiska får backa lite. Man ska inte hålla på och prata om sin Away-känsla, då blir den starkare. Man ska bara ge den en etikett – ”där blev jag visst irriterad” – och gå vidare.
Ett annat sätt (effektivare, men lite svårare) är att försöka omtolka det som sker – Reappraisal – för att få fram en Toward-känsla. ”Han försöker faktiskt göra sitt bästa, det kanske är första dagen på jobbet?” kan locka fram empati. ”Vad bra, nu får jag träna på att vara snäll fastän jag är irriterad, vilken tur!” kan väcka prestationslusten.

Prestationsmiljö

Hur skapar man goda förutsättningar för att medarbetare och kollegor bäst ska kunna använda sina prefrontala hjärnbarkar? Ett intressant sätt att definiera ledarskap, inte sant?

Rock har en modell som han kallar SCARF – Status – Certainty – Autonomy – Relatedness – Fairness. Syftet med SCARF är att undanröja eller dämpa det som hjärnan uppfattar som problem och hot för att frigöra uppmärksamhet och kraft till produktivitet och problemlösning.

Status – värdighet

Hjärnan hanterar faktiskt vår position i en grupp med lika stort intresse som mat och dryck, så viktig är den för oss.  Känslan av att vara respekterad har mätbar effekt på prestationsförmågan.

Man stärker andras värdighet med respekt, beröm och genom att – lite ödmjukt – tona ner sin egen ställning.

Känslan av förödmjukelse har en förödande effekt på prestationsförmågan – den kan helt förlama en person, i synnerhet om den kommer av en överraskande händelse.

Certainty – säkerhet

Hjärnan gillar inte osäkerhet, den vill veta på förhand vad som ska hända.

Dessvärre är nya lösningar osäkra, medan gamla lösningar är säkra även om de inte fungerar! Det förklarar varför man i stressade lägen kan få höra vanligtvis begåvade människor argumentera ihärdigt för ett alternativ som redan har visat sig ge oönskat resultat.

”Den vanligaste formen av galenskap är att göra på samma sätt som förut och hoppas på ett bättre resultat” (Osäkert ursprung)

Ett sätt att öka känslan av säkerhet är att öka känslan av att ha en viss kontroll i situationen, se nedan.

Autonomy – självständighet

Många experiment har visat hur försökspersoners känsla av kontroll ökar toleransen för påfrestningar. Kontrollen kan vara en illusion, men upplevelsen av kontroll sänker stressnivån så att vi kan behålla vår prestationsförmåga.

Det är prefrontala hjärnbarken som avgör om vi har tillräckligt med kontroll eller om vi ska råka i panik och låta energin gå åt till det.

Att själv få ta beslut – även om detaljer – ökar känslan av kontroll och därmed vår prestationsförmåga.

Relatedness – samhörighet

När vi träffar andra människor så sorterar vi dem på samma sätt som allt annat i Toward och Away, vän eller fiende. Om vi inte känner personen så hamnar den automatiskt i Away-högen tills motsatsen bevisats.

Vi använder, intressant nog, samma del av hjärnan när vi tänker på vänner som när vi tänker på oss själva. Att känna sådan samhörighet med andra utlöser ett hormon – oxytocin – som är behagligt och lugnande.

Fiender, inklusive odefinierade personer, drar däremot energi tills vi godkänt dem som vänner. Det är därför man presenterar sig och småpratar lite om väder och vind innan möten, allt för att minska känslan av Away.

Fairness – rättvisa

Vi är genetiskt programmerade att bry oss om rättvisa. Hjärnan reagerar kraftfullt på orättvisa (faktiskt i samma område som reagerar med avsmak vid dålig smak eller lukt). Forskare spekulerar i att överenskommelser om rättvisa är en nyckelfråga för att kunna bilda större samhällen och att det därför utvecklats så starkt.

Upplevd orättvis behandling ger en stark Away-känsla. Att behandlas rättvist, eller att behandla andra rättvist, ger en Toward-känsla.

Lärdomar

Vår prefrontala hjärnbark sköter det mesta av våra arbetsuppgifter och vi bör se till att den får tillräckligt med bränsle och att den använder bränslet till rätt saker.

Den prefrontala hjärnbarken kan behöva dämpas för att nya kreativa tankar ska komma fram.

Vårt limbiska system hanterar våra känslor. När vi är i Toward-läge så hjälper det den prefrontala hjärnbarken, men när vi är i Away-läge så stjäl det energi.

SCARF är en modell föra att hålla det limbiska systemet i Toward och att stimulera prefrontala hjärnbarken lagom mycket.

Om författaren

David Rock är konsult och författare som bor i Sydney och New York. Han har skrivit ett flertal böcker på temat hur vi kan använda ny kunskap om hjärnans funktion för bättre prestationsförmåga och bättre ledarskap.

Rock är doktor i the Neuroscience of Leadership, tänk vilka doktorsgrader det finns!


Köp boken på Adlibris, på svenska här eller på engelska här.

Eller köp den på Bokus, på svenska här eller på engelska här.


Liza Rudolfsson skriver om företagsutveckling nästan varje månad. Nästan.
Prenumerera på www.makeprogress.se/prenumerera och få nya inlägg direkt i mailen.